院发[2021]28号
第一章 总 则
第一条 为加强我校档案工作，提高档案管理水平，充分发挥档案在教学、科研和党政管理等各项工作中的作用，依据《中华人民共和国档案法》及其《实施办法》和《高等学校档案管理办法》《教育部文书立卷、归档和档案利用办法》《高等学校档案部门业务建设规范》等法规，结合本校实际，制定本办法。
第二条 本办法所称的档案是指学校在教学、科研、党政管理以及其它各项活动中直接形成的对学校和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等各种载体的历史记录。
第三条 档案工作是学校建设的重要基础工作之一，是衡量学校综合管理水平的重要尺度，是维护学校历史真实面貌的重要事业。学校将档案工作纳入发展总体规划，在机构设置、人员编制、经费预算、库房建设等各方面对档案工作给予必要的支持和保证。
第四条 学校各级单位应重视档案工作，加强档案意识，发挥档案服务教学、科研和育人的作用。
第五条 学校档案属国家和学校所有，列入学校国有资产管理范围。
第六条 学校严格实行部门立卷归档制度，将档案工作纳入各部门的发展规划和工作计划，纳入管理制度，纳入有关人员的职责范围。
第七条 全校各单位及个人均应遵守《中华人民共和国档案法》和本办法的规定，依法行使与档案事务有关的权利，履行应尽的义务。
第二章 领导体制和机构设置
第八条 学校档案工作由各级教育行政管理部门和有关业务主管部门领导，同时接受国家各级档案行政管理部门的指导、监督与检查。
第九条 学校在校长领导下做好档案工作，有一名校领导具体分管档案馆（校史馆），校长和分管校领导的主要职责是：
（一）贯彻执行国家关于档案管理的法律法规和方针政策，组织讨论、审批学校档案工作规章制度；
（二）将档案工作纳入学校整体发展规划，促进档案信息化建设与学校其他工作同步发展；
（三）建立健全与办学规模相适应的学校档案机构，落实人员编制、档案库房、发展档案事业所需设备以及经费；
（四）组织研究、决定学校档案工作中的重要奖惩和其他重大问题。
第十条 学校档案馆（校史馆）属事业单位的档案馆（校史馆）。它既是学校档案工作的职能管理部门，又是永久保存和提供利用本校档案的科学文化事业机构，负责对全校各单位档案工作监督、指导和检查。其职责是：
（一）贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，综合规划学校档案工作；
（二）拟订学校档案工作规章制度，并负责贯彻落实；
（三）负责接收（征集）、整理、鉴定、统计、保管学校的各类档案及有关资料；
（四）编制检索工具，编研、出版档案史料，开发档案信息资源；
（五）组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作；
（六）开展档案的开放和利用工作；
（七）开展学校档案工作人员的业务培训；
（八）利用档案开展多种形式的宣传教育活动，充分发挥档案的文化教育功能；
（九）开展国内外档案学术研究和交流活动；
（十）编写学校年鉴和大事记，开展校史研究，筹建校史馆。
第十一条 全校各单位必须加强对档案工作的领导，确定一名负责人分管本单位的档案工作，并配备一名专(兼)职档案员，其主要指责是：
（一）贯彻执行学校档案工作的政策和规定；
（二）负责制订本单位档案工作的规章制度、工作计划，并组织实施；
（三）参加档案业务培训，并负责指导本单位各类文件材料的立卷归档工作；
（四）集中保管本单位档案，并按有关规定向档案馆移交档案；
（五）负责本单位档案的完整、准确、系统、安全和保密。
第十二条 学校为档案馆（校史馆）配备专职档案工作人员。专职档案工作人员实行专业技术职务聘任制或者职员职级制，享受学校相同类型人员同等待遇。
第十三条 学校档案工作人员应当遵纪守法，爱岗敬业，忠于职守，具备档案业务知识和相应的科学文化知识以及现代化管理技能。
第三章 档案的管理
第十四条 根据国家教育部《高等学校档案工作规范》的规定，本校档案必须由档案馆（校史馆）实行集中统一管理，以确保档案的完整、准确、系统和安全，便于开发利用。
第十五条 本校各职能部门或个人在其从事教学、科研、党政管理等职务活动中形成的、对学校和社会有保存价值的各种载体形式的文件材料，须按照规定向档案部门（人员）移交，集中管理，任何部门和个人都不得据为己有或者拒绝归档。各级领导、业务主管职务活动中形成的应当归档的文件、材料应及时归档；在调离工作岗位或退休前，须做好业务档案的清理和移交工作。
对于个人在非职务活动中形成的对学校和社会有保存价值的文件材料，档案部门可通过征集、代管等形式进行管理。
第十六条 各门类档案归档的档案材料包括纸质、电子、照（胶）片、录像（录音）等各种载体形式。
第十七条 学校实行档案形成部门立卷归档制度。各部门专（兼）职档案员按照归档要求，及时收集、整理、组卷、编制件号、统计页数、填写卷内目录，检查合格后连同电子文件一并移交学校档案馆（校史馆）。
第十八条 各门类档案须按学校档案馆（校史馆）规定的时限移交归档。对于学校的重大活动，档案馆（校史馆）要提前介入，主办单位应积极配合，保证重要档案的及时归档。
第十九条 移交归档的档案应符合相关的规范和标准。
第二十条 档案馆（校史馆）对归档资料进行整理、分类、鉴定和编号。
第二十一条 学校各档案库房须设专人负责，档案库房管理人员要按档案库房管理的“八防”要求定期检查库房，消除安全隐患，遇有特殊情况，及时向主管领导报告并采取相关措施。
第二十二条 学校档案馆（校史馆）负责档案的安全管理，防止档案破损、退色、霉变和散失。对已破损或变质的档案，要及时修复或复制。对重要档案和破损、褪色修复的档案应当及时数字化，加工成电子档案保管。
第二十三条 学校档案馆（校史馆）按照国家档案局《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，确定档案材料的保管期限。
第二十四条 学校档案馆（校史馆）对保管期已满的档案进行鉴定。对已失去保存价值的档案，在征得有关部门同意后，编制档案销毁清册，报主管校长批准后，方可销毁。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。销毁档案时，必须有两人监销，并在销毁清册上签字。
第二十五条 保密档案的管理和利用，密级的变更和解密，必须依照《中华人民共和国保守国家秘密法》及其实施办法的规定并征得学校保密委员会的同意办理，并设专柜、专人保管。
第四章 经费、设备和库房
第二十六条 根据国家教育部《普通高等学校档案管理办法》第14条规定，学校档案馆所需经费，应单独立项，列入学校预算，统筹解决。学校各单位应对用于保存本单位归档文件所需的档案装具等设备，在其经费中给予支持。
第二十七条 学校设立档案信息化建设的专项经费，为档案机构配备复印、录音、录像、照像、扫描、缩微、恒温、恒湿等适应档案现代化、信息化管理需要的设备（如计算机、图像扫描仪、复印机、摄像机、照相机、电视机、音响、空调、去湿机、密集架等），确保库房达到防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温、防强光等要求。加快数字档案建设，保障档案信息化建设与学校数字化校园建设同步进行。
第五章 档案的利用和公布
第二十八条 档案的利用，是指对档案的阅览、复制和摘录。
第二十九条 档案的公布，是指首次向全校和社会公开档案的全部或者部分原文，或者档案记载的特定内容。
第三十条 学校档案馆按照国家有关规定公布档案。未经学校授权，其他任何组织或者个人无权公布学校档案。
属下列情况的之一者，不对外公布：
（一）涉及国家秘密的；
（二）涉及专利或者技术秘密的；
（三）涉及个人隐私的；
（四）学校规定限制利用的。
第三十一条 学校档案馆（校史馆）设立专门的阅览室，编制必要的检索工具，提供档案目录、计算机查询等服务，为利用档案创造便利条件。
第三十二条 凡持有合法证明的单位或者个人，在说明利用档案目的和范围并履行相关登记手续后，可查阅利用属于开放范围的档案，并可以摘录和复制。
国外组织和个人利用学校已开放的档案，按国家有关规定办理相关手续。
第三十三条 借阅、摘录、复制未开放的档案，须经学校档案馆（校史馆）馆长批准。需要利用涉密档案时，还须经学校保密工作部门批准。
第三十四条 学校档案馆（校史馆）提供利用的重要、珍贵档案，一般不提供原件。如有特殊需要，须经档案馆（校史馆）馆长批准。
第三十五条 对于借出的档案，当事人须妥善保管，档案部门要定期催还。发现损坏或丢失，当事人应写出书面报告，根据不同情况，严格按规定处理。
第三十六条 学校档案馆（校史馆）是我校出具档案证明的唯一机构。
档案证明用于公益目的的，不收取费用；用于个人或者商业目的的，按照有关规定合理收取费用。
加盖档案馆（校史馆）公章的档案复制件，与原件具有同等效力。
第三十七条 末开放的档案，仅供学校内部利用。
第六章 奖励与处罚
第三十八条 学校建立全校档案工作检查评比制度。有下列事迹之一的，由学校或者本部门给予表彰和奖励：
（一）对档案的收集、整理、提供利用做出显著成绩的；
（二）对档案的保护和现代化管理做出显著成绩的；
（三）对档案学研究做出重要贡献的；
（四）将重要的或者珍贵的档案捐赠给学校的；
（五）同违反档案法律、法规的行为作斗争，表现突出的。
第三十九条 有下列行为之一的，由学校责令限期改正；情节严重的，对直接负责的主管人员或者其他直接责任人员依纪给予行政处分：
（一）将公务活动中形成的应当归档的文件、资料据为已有，拒绝或不按时交档案机构、档案工作人员归档的；
（二）拒不按照学校规定向档案馆（校史馆）移交档案的；
（三）违反国家和学校规定擅自扩大或者缩小档案接收范围的；
（四）不按照国家规定开放档案的；
（五）明知所保存的档案面临危险而不采取措施，造成档案损失的；
（六）档案工作人员、对档案工作负有领导责任的人员玩忽职守，造成档案损失的；
（七）擅自提供、抄录、公布、销毁属于学校所有的档案的；
（八）涂改、伪造档案的。
第七章 附则
第四十条 学校档案馆（校史馆）根据此办法制定相关的管理制度和实施细则。
第四十一条 本办法由学校档案馆（校史馆）负责解释。
第四十二条 本办法自公布之日起施行。
